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POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Top-Tex Group (responsable de traitement) est une société à responsabilité limitée à associé unique dont le siège social est situé 10 avenue du Girou, Villeneuve-lès-Bouloc (31620) et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 388 833 477, qui fait partie du Groupement d’Intérêt Economique Tex Groupement sis au 10 avenue du Girou, Villeneuve-lès-Bouloc (31620) et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Toulouse sous le numéro 752 032 888. Top-Tex Group et Tex Groupement sont responsables conjoints (ci-après « nous ») pour certains traitements mentionnés dans le cadre de la présente charte de confidentialité (ci-après, la « Charte »).

La société EDOS dont le siège social est situé 9 rue Schimper, Strasbourg (67000), est désignée Délégué à la Protection des Données pour Top-Tex Group et Tex Groupement.

Nous accordons une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos libertés individuelles et nous nous engageons à en assurer la protection dans le respect du droit français et européen relatif au traitement des données à caractère personnel.

La Charte vise à vous informer notamment des principes qui gouvernent la manière dont nous traitons vos données personnelles, ainsi que des finalités poursuivies par les principaux traitements réalisés par Top-Tex Group et Tex Groupement.

Nous vous invitons à la lire attentivement et à la consulter régulièrement afin de prendre connaissance des éventuelles modifications ou mises à jour apportées à celle-ci.

1. Cadre légal et règlementaire

Nous nous engageons à respecter nos obligations en termes de protection des données à caractère personnel au regard :

  • De la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés notamment modifiée par la loi n°2018-493 du 20 juin 2018 ;
  • Du Règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après, le « Règlement »).

2. Modalités de traitement des données à caractère personnel

Nous sommes amenés à traiter les données personnelles de nos clients, prospects et fournisseurs à l’occasion de l’exécution du contrat dans le cadre duquel nous sommes entrés en relation, de la poursuite de nos intérêts légitimes (intérêts commerciaux, amélioration des services proposés, continuité des services informatiques, sécurité informatique, sécurité des locaux et du personnel) et de nos obligations légales pour les finalités suivantes :

Clients

  • Gestion de la relation commerciale ;
  • Ouverture du compte client ;
  • Gestion des commandes ;
  • Organisation des livraisons ;
  • Amélioration du service client ;
  • Gestion des encaissements ;
  • Gestion de la facturation ;
  • Gestion de la comptabilité ;
  • Suivi des impayés ;
  • Recouvrement des impayés ;
  • Suivi des réclamations ;
  • Gestion de la prospection commerciale ;
  • Gestion de la communication commerciale (sites internet, diffusion des catalogues, emailing, envoi d’échantillon) ;
  • Gestion du support informatique associé à la gestion du compte client ;
  • Mise en relation personnalisée (appels entrants) ;
  • Elaboration de statistiques métier ;
  • Gestion de la sécurité informatique ;
  • Gestion de la sécurité des biens et des personnes (lors de la présence dans nos locaux) ;
  • Suivi des demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

Prospects

  • Gestion de la prospection commerciale ;
  • Gestion de la communication commerciale (sites internet, diffusion des catalogues, emailing, envoi d’échantillon) ;
  • Elaboration de statistiques métier ;
  • Gestion de la sécurité des biens et des personnes (lors de la présence dans nos locaux) ;
  • Suivi des demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

Fournisseurs

  • Gestion de la relation commerciale ;
  • Gestion des approvisionnements ;
  • Gestion des commandes fournisseurs ;
  • Gestion des livraisons ;
  • Gestion des paiements fournisseurs ;
  • Gestion de la comptabilité ;
  • Mise en relation personnalisée (appels entrants) ;
  • Elaboration de statistiques métier ;
  • Gestion de la sécurité des biens et des personnes (lors de la présence dans nos locaux) ;
  • Suivi des demandes d’exercice des droits des personnes concernées.

Pour ce faire, nous traitons des données relatives à votre identité (nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse postale, fonction exercée dans l’entreprise) et des données d’ordre économique et professionnel (coordonnées bancaires de l’entreprise au sein de laquelle vous travaillez, données de carte bancaire) et toute information nominative apparaissant sur des documents associés aux traitements mis en œuvre.

Dans ce contexte et hors exceptions, ces données à caractère personnel sont traitées pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités poursuivies, en tenant compte des délais de prescription applicables, notamment:

  • Clients : cinq (5) ans à partir de la fin de la relation commerciale ;
  • Prospects : trois (3) ans à partir du dernier contact avec le prospect ;
  • Fournisseurs : cinq (5) ans à partir de la fin de la relation commerciale.

Les destinataires des données personnelles sont (strictement en considération des finalités recherchées) :

  • les services internes de Tex Groupement et de Top-Tex Group dont notamment la direction, le service commercial, le service comptabilité, le service informatique, le service marketing, le service RSE ;
  • les autres sociétés du groupe Top-Tex ;
  • nos prestataires informatiques ;
  • nos prestataires marketing ;
  • nos transporteurs ;
  • les banques ;
  • notre expert-comptable ;
  • notre commissaire aux comptes ;
  • la société de recouvrement IJICOF;
  • notre assurance-crédit et le courtier en assurances.

Dans le cadre de ces traitements, des transferts de données hors de l’Union européenne sont effectués par l’un des sous-traitants informatiques, la société CloudFlare. Ce dernier s’engage par la signature des Clauses Contractuelles Types à avoir mis en place les mesures nécessaires afin d’assurer un niveau de protection des données suffisant et approprié.

3. Mesures de sécurité mises en place

Nous sommes attachés à préserver la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la sécurité de vos données personnelles. Conformément à l’article 32 du Règlement, nous nous efforçons de mettre en œuvre les mesures techniques, logiques et organisationnelles appropriées, afin de garantir le niveau de sécurité le plus adapté aux risques encourus lors du traitement de vos données personnelles. Nous mettons également en place des moyens afin d’empêcher, dans la mesure du possible, toute perte, destruction accidentelle, altération et accès non autorisé à vos données personnelles.

4. Modalités d’exercice des droits

Conformément au droit applicable, vous disposez du droit :

  • D’accéder et de rectifier vos données personnelles (droit d’accès et de rectification) ;
  • De vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes (droit d’opposition) ;
  • Dans les limites prévues par les textes, de demander à ce que les traitements de vos données vous concernant soient limités ou que les données personnelles soient effacées (droit à la limitation et droit d’effacement) ;
  • De demander la portabilité de vos données personnelles (droit à la portabilité).

Pour toute question relative à la présente politique ou toute demande relative au traitement de vos Données, vous pouvez nous contacter :

  • Par courrier postal à l’adresse suivante : Top – Tex Group, 10 avenue du Girou, Villeneuve-lès-Bouloc (31620)
  • Par courrier électronique à l’adresse suivante : [email protected]

Enfin, nous vous informons que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle telle que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) s’agissant de la manière dont nous traitons vos Données.